Door: Germo Bekendam
Vandaag had ik een telefoongesprek met een ondernemer uit een netwerkclub waar ik sinds kort lid van ben. Ter voorbereiding op onze afspraak had hij de website van mijn bedrijf bezocht en uitgebreid gelezen. Hij gaf enkele complimenten over de uitstraling van de site en de inspirerende inhoud.
Wat bleek nou? Na het lezen van de verhalen en producten over het organiseren van je werk had hij een hele ochtend besteed aan het organiseren van zijn eigen kantoor. Hij had al zijn ordners, paperassen én kantoorspullen georganiseerd. Hij had zelfs nieuwe kantoorbenodigdheden aangeschaft. Met veel plezier luisterde ik naar zijn enthousiaste betoog. Hij klonk als een pratende folder. Ik was positief verrast over de impact van zijn bezoek aan de website.
Vervolgens vertelde hij dat hij tijdens de werkdag graag met een ‘leeg hoofd’ werkt in plaats van een hoofd vol met allerhande zaken die gedaan moeten worden. Hij vervolgde zijn verhaal over het gebruik van To Do lijstjes.
En dat is waar we als professionals vaak mee te maken hebben. Een hoofd vol met gedachten en things to do. Veel mensen zoeken hun heil daarom in To Do lijstjes. Waarom werken deze vaak niet?
Hoe concreter, hoe beter
Het heeft te maken met de vorm, inhoud en de concreetheid van deze lijstjes. Allereerst de vorm. Als je To Do’s op een los briefje schrijft is de kans groot dat dit briefje zoekraakt. Herkenbaar? Een mooi vormgegeven schrijfblok werkt vaak beter. Het is herkenbaar en nodigt uit om met zorg en aandacht gebruikt te worden.
Vervolgens de inhoud. Wat schrijf je op je To Do lijst? Is het wel goed leesbaar of is het een onleesbare krabbel? Een duidelijk onderwerp met daarbij vermeldt wat je moet doen? Dit is bepalend voor het succes van de opvolging. Op het moment dat je het leest weet je precies wat er gedaan moet worden.
Het derde punt is de concreetheid van de lijst. Hoe concreter hoe beter! En daar bedoel ik mee; wanneer ga je de To Do uitvoeren en hoeveel tijd is daarvoor nodig? Deze laatste stap wordt door veel mensen overgeslagen. Dat is de reden waarom To Do lijstjes niet werken. Het blijft dan bij het opschrijven van de To Do en de opvolging blijft achterwege.
Wanneer werkt een To Do lijst wel? Samengevat:
1. Kies een schrijfblok (of app) waar je jouw To Do’s een plaats kunt geven.
2. Omschrijf je To Do zo specifiek mogelijk: het onderwerp én jouw eerstvolgende actie.
3. Bepaal wanneer je de To Do gaat uitvoeren en hoeveel tijd je eraan wilt besteden.
Voordat je een To Do op je lijst zet stel jezelf dan kritisch de vraag: To Do or not To Do?
Mag ik vragen hoe een To Do lijstje van u er uit zou zien? Een concreet voorbeeld?
Een leeg hoofd klinkt als een utopia voor mij en veel van de cliënten waarmee ik werk. Dus iets erbij leren is altijd handig. Het is altijd lastig om een vol hoofd ‘leeg’ te maken. Ik zelf ken het dat To Do lijstjes niet zo goed werken. Mijn oplossing; mailtjes naar mezelf sturen als ik iets moet doen. Mijn mailbox was al een verzamelpunt van dingen die ik ‘moest doen’ en toen ik eenmaal dat op de rit heb gekregen heb ik het doorgetrokken naar een To Do lijstje.
Hallo Marvin,
Bedankt voor je reactie! Voor deze ochtend heb ik onder andere de volgende To Do’s op mijn lijstje staan:
– Bellen met een klant in verband met een offerte die akkoord is bevonden om 11.00 uur. Verwachte duur 10 minuten.
– Bellen met contact van netwerkclub voor nadere kennismaking om 11.05. Verwachte duur 15 minuten.
Zoals ik schreef in mijn blog maak ik mijn To Do zo concreet mogelijk en plaats hem in de tijd én in mijn digitale agenda.
Als jouw mailbox goed werkt als To Do lijst is dat prima. Wat goed is moet je niet veranderen.
Groet, Germo