Vergaderingen

Door: Juffrouw Mier

Op mijn werk hebben we regelmatig vergaderingen met het team. Er wordt een agenda met te bespreken punten gemaakt met een begin- en een eindtijd, de deelnemers zijn bekend en het is vaak het enige moment dat we met het hele team bij elkaar zitten. Een moment om kennis met elkaar te delen, beslissingen te nemen en lijstjes af te werken. Heerlijk!

Duidelijkheid krijgen, relevante informatie opnemen en afstrepen maar! In de praktijk heb ik echter een hekel aan die bijeenkomsten gekregen.

Brabants kwartiertje

Meestal begint het er al mee dat we te laat beginnen. Er moet nog even een telefoontje gepleegd worden, er moet nog iemand koffie halen en ondertussen zit ik te wachten. Nodeloos te wachten, want ik ben liever aan het werk. Als iedereen dan eindelijk om tafel zit en de deur dicht is, gaat het de eerste minuten helemaal niet over punten op de agenda, maar over het bedrijfsfeest van afgelopen zaterdag of de aanstaande verjaardag van de secretaresse. Ik heb daar grote moeite mee, want hiervoor zit ik hier niet en ik zie de tijd al wegtikken.

Verrassing

Ook is het eens gebeurd dat er opeens een extra deelnemer bij de vergadering was en we totaal niet over de agendapunten gingen spreken die opgegeven waren. Ik werd daar enorm onrustig van, want ik had niets kunnen voorbereiden en de oorspronkelijke agendapunten bleven openstaan, waardoor ik in de knel kwam met mijn werk.

Chaos

En dan de afloop van een vergadering. Ellenlang moet iedereen zijn zegje doen en op vijf verschillende manieren herhalen wat hij al gezegd heeft, terwijl dit allemaal veel korter en duidelijker kan. Tijdens zo’n vergadering word ik enorm onrustig en kan me maar moeilijk concentreren. Bij punt drie van de agenda is de tijd van de vergadering al voorbij en moeten de meesten toch echt weer naar een volgende afspraak. Zo blijven veel zaken onbesproken en hebben die tot de volgende vergadering geen prioriteit.

Structuur

Nog steeds vind ik vergaderingen nuttig, mits ze strak georganiseerd worden. Een voorzitter doet er goed aan de tijd in de gaten te houden en iedereen kort en bondig aan het woord te laten. En prima als er eerst over koetjes en kalfjes gepraat moet worden, maar zeg dat van tevoren even tegen mij, dan kan ik me daarop instellen. Verwacht echter niet dat ik aan dit gesprek meedoe, want die gave heb ik niet.

4 gedachten over “Vergaderingen”

  1. Zooo herkenbaar!
    Het belang van de rol van de voorzitter die zijn taak al dan niet serieus neemt blijkt daar maar weer uit. Of zijn (on)bekwaamheid in die rol.
    Volgende keer vooraf doorgeven dat je erbij bent. Maar pas aanschuiven als de voorzitter je komt halen. Ter compensatie van al die keren dat je daar je tijd zit te verdoen.

  2. Vergaderingen zijn meestal overdrachten van informatie of afstemmingen. Ik draag informatie liever schriftelijk over en stem liever 1-op-1 af met degene die ook daadwerkelijk iets voor me kan betekenen. Vergaderingen zijn sociale knutseluurtjes voor volwassenen. Heel zelden ontstaat er een flow (meestal als de groep klein is en elkaar goed kent en al vaker concreet heeft samengewerkt) waarbij je niet als meerdere breinen, maar als een megabrein denkt. De hoop dat dit zal gebeuren trekt me over de streep om toch maar weer aan een vergadering deel te nemen.

  3. Jup. Ik moet zeggen dat ik in 20 jaar tijd nog maar 1 keer een efficiënte, goedlopende vergadering heb meegemaakt. Zucht… ik herinner het me nog zó goed 🙂

    Ik denk dat het echt zin heeft het hier eens over te hebben met de voorzitter/teamleider. Natuurlijk is het sociale deel belangrijk voor teamvorming, maar niemand heeft er iets aan om tijd te verdoen in een vergadering. Geef aan dat het gebrek aan structuur moeilijk voor je is, dat je het idee krijgt dat je je tijd zit te verdoen, en belangrijker nog: dat belangrijke punten niet worden besproken. En dat je zo vast loopt in je werk. Misschien kunnen de vergaderingen worden gesplitst in subgroepen waarin met kleinere teams concreter dingen worden besproken? Misschien is het mogelijk om de vergadering niet bij te wonen en je informatie op andere manieren te krijgen? Misschien kan de voorzitter strenger zijn?
    Probeer te achterhalen wat concreet de doelstellingen zijn die men probeert te behalen met de vergadering (sociaal doen kan een doelstelling zijn), en probeer samen met de voorzitter te bekijken wat de beste manier is om dit te doen. Dan maak je ook nog eens een goed beurt met je proactiviteit! 🙂 (hopelijk)

  4. Hoi Petra, zou het niet eens tijd worden om vergaderingen sowieso anders te noemen? Een vergadering is meestal een aaneenschakeling van sociale momenten, bijpraten over van alles en nog wat, maar niet over de feitelijke beslispunten in relatie tot je werk. Ik zou pleiten voor onderscheid: bijvoorbeeld een ‘koffiemomentje’ waar je vrijwillig aan kunt deelnemen (social talk) en ‘vergadering’, waarin inhoudelijk wordt overlegd en besluiten genomen. Ik heb het plezier mogen kennen van zelfsturende teams: wij vergaderden niet! Wij hadden de hele dag een online chat openstaan en stelden korte vragen aan elkaar, namen besluiten zelf (geen manager!) of maakten grappen in die chat en deden aan kleine social talks tussendoor, terwijl je ondertussen gewoon door kon werken. Veel effectiever en als mensen geen zin hadden, konden ze gewoon de chat uitzetten. Eigen keuzes dus. Heel fijn!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *